Comment préparer le déménagement de votre bureau ?

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Le déménagement de votre bureau est une tâche qui implique beaucoup de petits détails à régler, encore plus que lors d’un déménagement de ménage. La raison en est qu’en plus de la taille généralement énorme du déménagement physique lui-même, vous devez vous occuper du déménagement de votre entreprise.

Cela implique de nombreux problèmes administratifs à résoudre, surtout si vous vous rendez dans un autre État, comme changer d’adresse, informer vos clients à temps, etc. Cet article vous donnera quelques conseils et recommandations destinés à vous aider dans votre projet de déménagement de bureau.

La préparation

Commencez à penser à l’emballage et à tous les autres détails de votre déménagement de bureau dès que vous savez que vous allez déménager – de préférence quelques mois à l’avance afin de pouvoir gérer à temps. Préparez un plan de déménagement de bureau et respectez-le. Dans ce plan, incluez également l’équipe qui sera chargée des différentes tâches du déménagement. Répartissez ce qui doit être fait entre les personnes appropriées et commencez votre travail. Concentrez-vous sur la communication – elle est très importante, non seulement pour chaque entreprise, mais surtout lorsqu’il s’agit de déménager. Les responsables de tous les niveaux doivent savoir ce que leur service doit faire et comment il doit conduire le processus de déménagement parmi les personnes qu’il supervise.

Conseils pour emballer votre bureau

Lorsque vous pensez à faire vos valises, une idée certainement utile est que les personnes travaillant dans l’entreprise puissent déménager elles-mêmes leur bureau. Il serait préférable qu’ils puissent emballer leurs bureaux afin de pouvoir les déballer rapidement à leur arrivée dans leur nouveau bureau, en sachant où se trouvent leurs documents et leur matériel de travail. Bien entendu, l’étiquetage est également très important pour éviter que les cartons ne soient mélangés par la suite. Emballez d’abord les espaces communs comme les couloirs. Les dernières choses à mettre dans les boîtes sont celles des bureaux que les gens utilisent pour leur travail.

Conseils pratiques pour la relocalisation des bureaux

Profitez de ce déménagement pour moderniser votre bureau. Vous avez besoin de nouveaux ordinateurs ou vous voulez peut-être changer de bureau ? Organisez cela ! Soyez patient. Un déménagement commercial peut prendre des semaines selon sa taille. Comme les vieilles choses sortent du bâtiment, vous pourriez les faire recycler et placer de nouvelles technologies ou de nouveaux meubles de bureau dans les nouveaux bureaux. En même temps, pensez à vos fournisseurs (internet, téléphones, matériel de bureau, etc.) : y en a-t-il un que vous aimeriez remplacer ? Le déménagement d’un bureau est une excellente opportunité et une occasion à saisir pour cela aussi. En attendant, concevez le nouveau look du bureau et incluez-le dans le plan de projet pour le déménagement de votre bureau. Vous devez connaître la taille du nouveau lieu afin de pouvoir y répartir les bureaux. Cela signifie que vous devez connaître les dimensions de l’équipement et du mobilier de bureau afin de pouvoir trouver une place pour eux dans le nouvel emplacement. Le nouveau positionnement de votre entreprise doit également être approprié pour les personnes qui travaillent en termes de répartition des tâches, c’est-à-dire que les personnes qui ont des tâches similaires à accomplir pourraient se trouver dans un seul bureau.

Coûts du déménagement de votre bureau

Les coûts de déménagement des bureaux ou de déménagement d’entreprise sont très variables. La raison en est que chaque déménagement est unique – le prix sera différent si vous déménagez deux bureaux, un autre – si vous déplacez des cabines, et encore un autre – si vous voulez changer l’emplacement de tout un étage de bureaux. La meilleure chose à faire est de contacter quelques entreprises de déménagement fiables (autant que possible) et d’obtenir un devis. Demandez à un représentant de ces entreprises de vous examiner personnellement si possible. Sinon, dressez une liste de tout ce que vous voulez déménager. Les déménageurs en auront besoin afin de vous donner un prix exact pour le déménagement de votre bureau. Les autres facteurs de coût sont la nécessité d’une caisse de déménagement, les fournitures d’emballage et l’emballage lui-même, la difficulté d’accès au bâtiment par les véhicules.

Comment choisir le bon déménageur pour votre bureau ?

En plus d’obtenir un devis, assurez-vous de bien rechercher votre déménageur. Ne laissez pas votre entreprise entre les mains d’une société au hasard.  Les déménageurs ne se contentent pas d’assurer le chargement/déchargement et la logistique. Ils offrent généralement une grande variété de services adaptés aux besoins de leurs clients. Choisir le bon déménageur est une décision rentable, car elle vous permettra d’économiser du temps et de l’argent.

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