Comment bien choisir son logiciel de gestion des notes de frais ?

Tout déplacement pour le compte d’une entreprise génère des notes de frais. Pour les payer ou se les faire rembourser, le travailleur a besoin d’outils de justification, qui aident l’entreprise et les salariés à fluidifier ces corvées administratives. De nos jours, plusieurs solutions en termes de logiciels s’offrent aux utilisateurs, et il convient de les analyser.

Comment gère-t-on les notes de frais ?

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Dans le but de conquérir de nouveaux marchés, ou encore de trouver les meilleurs fournisseurs, les entreprises envoient leurs employés dans des déplacements qui entraînent des charges et qui donnent lieu à la gestion des notes de frais. Les notes de frais étant l’ensemble des dépenses engagées par l’employeur ou par le salarié dans le cadre de sa mission, pour être valables et validées, elles doivent correspondre à des frais proportionnés engagés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de l’activité. De plus, elles doivent être appuyées par des justificatifs. Il existe trois méthodes différentes pour les remboursements de frais professionnels :

  • Le remboursement des frais réellement engagés

Il consiste pour le salarié à remettre ses justificatifs (tickets de péages, reçus de stationnement, notes de restauration ou d’hébergement, ticket d’essence, etc.) au service comptabilité ou ressources humaines, afin d’en percevoir le remboursement.

  • Le remboursement des frais de manière forfaitaire

Il s’agit d’un barème forfaitaire qui englobe certains éléments de frais comme le montant d’un repas, la nuitée, et même les frais engagés dans le cadre d’un déménagement. Ce barème fixe également le plafond forfaitaire d’exonération des remboursements de frais sur l’assiette des cotisations sociales.

  • La déduction supplémentaire pour frais professionnels
Lorsque vous décidez de choisir cette option, il existe des conditions de remboursement disponibles et accessibles sur le site de l’URSSAF.

Comment bien choisir son logiciel de gestion des notes de frais ?

Il est difficile de trouver un outil complet capable de vous faire gagner du temps et de l’argent tout en gérant de manière optimale et personnalisée les notes de frais de vos collaborateurs. Toutefois, il existe des points essentiels à vérifier avant de choisir votre logiciel de gestion de notes de frais.

Une personnalisation possible

Avant toute chose, pour faire le choix de votre logiciel de gestion de notes de frais, il faut vous assurer que celui-ci est personnalisable. Ce n’est pas votre structure qui doit s’adapter à votre outil, c’est lui qui doit s’accorder à votre mode de fonctionnement. Qu’il s’agisse de taux de TVA, de catégories de dépenses, de politique de frais, de connexion avec votre banque, les développeurs de votre application doivent pouvoir répondre à vos attentes.

Un logiciel mobile

La note de frais s’adresse précisément à des professionnels mobiles. Il est donc impossible d’opter pour un logiciel qui n’est pas couplé avec une application mobile. Par exemple, ManaTime France propose une solution pratique et accessible à tous, employeur et salariés. Les travailleurs peuvent se connecter au logiciel à tout moment, et ceci depuis le support numérique de leur choix. L’objectif étant de gagner du temps, une application de gestion de note de frais doit pouvoir vous suivre partout. Vous sortez du restaurant, scannez votre facture, apportez les informations nécessaires (facture liée à un projet, déjeuner avec un client, etc.), et tout doit parvenir en direct à votre manager. Cela facilite l’accès en permanence aux informations et réduit surtout le risque de perte des justificatifs de notes de frais.

Une application de gestion de notes de frais conforme à la législation

Avant d’opérer votre choix, vous devez vous assurer que votre logiciel de notes de frais vous permet d’être en règle. Un contrôle URSSAF pour vos notes de frais peut avoir lieu à tout moment. Il ne faut donc pas prendre le risque de vous exposer à un redressement fiscal.

Un outil pour maîtriser son budget

Un logiciel de gestion des notes de frais a spécialement pour vocation de générer des économies. Ceci passe par une maîtrise parfaite de votre budget. Vous devez pouvoir déterminer des plafonds de dépenses et disposer d’un système d’alerte qui vous signale si un collaborateur a dépassé son plafond ou s’il a enregistré une note de frais un jour où il n’est pas censé travailler, etc.

Une analyse de ses notes de frais

Votre logiciel de notes de frais doit également être équipé d’une fonctionnalité incontournable : l’analyse des dépenses. Des statistiques doivent vous éclairer sur les dépenses effectuées. Mais, de simples statistiques ne suffisent pas. Vous devez disposer d’un outil capable de vous permettre de réaliser des requêtes multiples pour croiser les informations et obtenir rapidement les données dont vous avez besoin.

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Pourquoi utiliser un outil de gestion des notes de frais ?

Les voyages professionnels et les déplacements comptant pour la société génèrent des coûts et sont automatiquement fracturés. Il est donc important de disposer d’un outil capable de vous faciliter la tâche. Pour se faire, le logiciel de gestion des notes de frais a vu le jour et possède de nombreux avantages :

  • Accélération dans le processus

Le service comptable de chaque entreprise effectue de nombreux calculs. Mais, avec tous les chiffres à manipuler, on n’est pas à l’abri de quelques erreurs. Le logiciel note de frais vous permet d’automatiser les dépenses en centralisant et en uniformisant le processus.

  • Panorama sur les dépenses

Le logiciel des notes de frais assure la maîtrise totale de votre politique de voyage tout en retraçant les dépenses. Ainsi, les dépenses sont paramétrées dans le logiciel, et vous évitent de commettre des erreurs de calcul du fait de la fréquence des voyages.

  • Gain de temps
Le temps occupe une place de choix dans la gestion d’une entreprise. En reportant automatiquement vos dépenses, vous sécurisez les informations et éliminez les barrières liées au calcul.

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