La crise économique est bien en place et pour longtemps. Il faut donc trouver des moyens pour passer au travers de cette crise sans y laisser des plumes !
Une entreprise qui aura réussi à passer au travers de cette crise sera plus forte et plus stable.
Je ne vais pas parler ici de « Comment faire gagner plus d’argent à mon entreprise » mais « Comment mon entreprise doit s’organiser pour réduire ses coûts d’achats »
Prenons un exemple concret : L’achat d’articles de bureautique
Toutes les entreprises achètent du matériel bureautique. Mais précisons :
- Vous êtes une société de 40 salariés répartis en 4 départements de 10 employés (Administratifs et techniques)
- 2 employés administratifs de chaque département (Soit 8 employés en tout) achètent et utilisent des articles de bureautique
- Ils achètent des ramettes de papier, des stylos, des enveloppes, etc …
- Chaque département dispose de ses propres fournisseurs, des ses propres listes d’articles et passe ses commande indépendamment des autres.
Dans l’état actuel des choses, le constat n’est pas reluisant :
- Les articles n’étant pas rationalisés, Le prix unitaire des articles n’est pas fixe. Il peut varier du simple au triple !
- Le franco de port n’est pas toujours atteint lors du passage de petites commandes
- Trop de références sont commandées pour un même article (Exemple : 4 références différentes pour une ramette de papier blanc 80g)
- Trop de fournisseurs. Un seul suffit pour la commande d’articles de papeterie
- La gestion d’une commande et de sa facture associée, c’est 30 mn de temps.Dans notre cas, 4 x 1 commande par semaine c’est donc 2 heures perdues par semaine
Il faut donc mettre en place un logiciel de centralisation des achats ou e-procurement
La centralisation des achats (ou e-procurement) consiste à séparer l’action du besoin de l’action de la commande. Deux profils entrent en action :
- Les demandeurs qui effectuent des demandes d’articles (exemple : J’ai besoin d’une ramette de papier)
- Les acheteurs qui vont effectuer les commandes des articles demandées, regroupées par fournisseur
Voici le circuit logique de la demande jusqu’à la réception :
- Le demandeur (un employé) se trouve dans un des départements. Il a besoin d’une ramette de papier
- Il effectue une demande en choisissant son article dans un catalogue d’articles prédéfini.
- A ce moment, l’employé ne connais pas le fournisseur de l’article, ni sa référence ni son prix d’achat.
- L’acheteur reçoit et centralise toutes les demandes.
- Comme l’application de centralisation des achats permet de disposer, pour chaque article, de plusieurs fournisseurs et de plusieurs prix d’achats, l’acheteurchoisit dans sa liste le meilleur fournisseur.
- Les bons de commandes sont ainsi créés automatiquement et envoyés immédiatement par email aux fournisseurs concernés.
- Dans le même temps, les demandeurs sont informés de la commande de leurs pièces.
- Dès que les pièces sont reçues, les demandeurs concernés sont informés de la réception.
Après la mise en place d’un logiciel de centralisation des achats, le constat est satisfaisant :
- Le prix unitaire des articles achetés diminue : Les mêmes articles sont regroupés sur la même commande. Donc, la quantité commandée par article augmente. Une baisse des prix unitaires auprès des fournisseurs est donc négociable.
- Le franco de port est atteint : Comme les quantités par commande sont plus importantes, le franco de port est atteint.
- Les articles inutiles sont supprimés : Pourquoi commander 4 types différents de ramettes de papier chez 4 fournisseurs différents alors qu’il serait beaucoup plus économique de commander 4 ramettes de papier en une seule commande chez un fournisseur sélectionné.
- Les fournisseurs inutiles sont supprimés : Comme indiqué ci-dessus, pourquoi commander des ramettes chez 4 fournisseurs différents. Seul le fournisseur idéal sera conservé.
- Le nombre de commandes passées diminue : Moins de commandes = moins de temps perdu à gérer réceptions, paiements, et comptabilité.
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